Čo musím päť rokov uchovávať podľa nariadenia o bezlesosti?

Päť rokov: vyhlásenie o starostlivosti plus podkladové dôkazy

Povinnosť uchovávať si záznamy počas päť rokov sa vzťahuje na samotné vyhlásenie o starostlivosti spolu so všetkými informáciami a dokumentami, ktoré sa použili na podloženie tohto vyhlásenia. Nejde teda len o formulár, ktorý sa predkladá systému informácií EÚ, ale o celý súbor dokumentov: údaje o geolokalízácii parciel, z ktorých pochádza produkt, údaje o dodávateľoch a zákazníkoch v reťazci, množstvo a opis produktu a dokumenty preukázňujúce, že výroba a obchod spĺňali zákonodarstvo krajiny pôvodu.

V praxi ide o rôznorodý materiál: zmluvy a faktúry, korešpondencia s dodávateľmi, certifikáty alebo povolenia z krajiny pôvodu a vlastné posúdenie rizika, ktoré viedlo k vyhláseniu. Tieto dokumenty sa majú uchovávať od okamihu, keď bolo vyhlásenie podané alebo bol produkt uvedený na trh, aby ich príslušný orgán mohol požiadať pri kontrole. Ktoré dokumenty sú konkrétne relevantné, závisí od produktového toku a postavenia v reťazci; podstata spočíva v tom, že podkladová dokumentácia musí byť dostupná po dobu rovnakú ako vyhlásenie, na ktoré sa vzťahuje.

Kde sa to nachádza: články 4 a 9 nariadenia

Táto lehota na uchovávanie vyplýva z Nariadenia (EÚ) 2023/1115: článok 4 upravuje povinnosti účastníkov trhu súvisiace s vyhlásením o starostlivosti a článok 9 uvádza informácie, ktoré sa musia zhromaždiť v rámci povinnosti starostlivosti, ako sú údaje o geolokalízácii, informácie o dodávateľoch a dôkaz o dodržaní relevantných právnych predpisov v krajine výroby. Úplný text oboch článkov je dostupný na EUR-Lex.