Was muss ich fünf Jahre unter der Entwaldungsverordnung aufbewahren?

Fünf Jahre: die Sorgfaltserklärung plus der Nachweis dahinter

Die Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren gilt für die Sorgfaltserklärung selbst, zusammen mit allen Informationen und Dokumenten, die zur Untermauerung dieser Erklärung verwendet wurden. Das ist also nicht nur das Formular, das beim EU-Informationssystem eingereicht wird, sondern das gesamte Dossier drumherum: die Geodaten der Parzellen, von denen das Produkt stammt, die Daten über Lieferanten und Kunden in der Lieferkette, die Menge und Beschreibung des Produkts sowie die Dokumente, die nachweisen, dass Produktion und Handel den Rechtsvorschriften des Herkunftslandes entsprachen.

In der Praxis geht es um unterschiedliches Material: Verträge und Rechnungen, Korrespondenz mit Lieferanten, Zertifikate oder Genehmigungen aus dem Herkunftsland und die eigene Risikobewertung, die zur Erklärung geführt hat. Diese Unterlagen sollten ab dem Zeitpunkt aufbewahrt werden, in dem die Erklärung eingereicht oder das Produkt in Verkehr gebracht wurde, damit eine zuständige Behörde sie bei einer Kontrolle anfordern kann. Welche Dokumente genau relevant sind, hängt von der Produktstrecke und der Rolle in der Lieferkette ab; der Kern ist, dass die Untermauerung der Erklärung genauso lange verfügbar sein muss wie die Erklärung selbst, auf die sie sich bezieht.

Wo das zu finden ist: Artikel 4 und 9 der Verordnung

Diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus der Verordnung (EU) 2023/1115: Artikel 4 regelt die Pflichten der Marktteilnehmer bezüglich der Sorgfaltserklärung, und Artikel 9 führt die Informationen auf, die im Rahmen der Sorgfaltspflicht gesammelt werden müssen, wie Geodaten, Lieferanteninformationen und Nachweise der Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften im Produktionsland. Der vollständige Text beider Artikel ist auf EUR-Lex verfügbar.