Mitä minun on säilytettävä viisi vuotta metsänkadotuksenvastaisesta asetuksesta?

Viisi vuotta: due diligence -selvitys sekä sen tukidokumentit

Viiden vuoden säilytysvelvollisuus koskee due diligence -selvitystä itseään sekä kaikkea tietoa ja asiakirjoja, joita käytettiin selvityksen perustelemiseksi. Kyse ei siis ole pelkästään EU:n tietojärjestelmään jätettävästä lomakkeesta, vaan koko asiakansion sisällöstä: tuotteen alkuperäisten peltojen geopaikkatieto, tuottajien ja ketjun muiden osapuolten tiedot, tuotteen määrä ja kuvaus sekä asiakirjat, jotka osoittavat, että tuotanto ja kauppa noudattivat alkuperämaan lainsäädäntöä.

Käytännössä kyse on erilaisesta aineistosta: sopimuksista ja laskuista, toimittajien kanssa käydystä kirjeenvaihdosta, alkuperämaasta peräisin olevista todistuksista tai luvista sekä omasta riskiarviosta, jonka perusteella selvitykseen päädyttiin. Nämä asiakirjat on säilytettävä siitä lähtien, kun selvitys on jätetty tai tuote saatettu markkinoille, jotta toimivaltainen viranomainen voi vaatia niitä tarkastuksen yhteydessä. Täsmälliset asiaankuuluvat asiakirjat riippuvat tuotevirrasta ja ketjussa olevasta roolista; perusperiaate on, että selvityksen perusteleminen on oltava saatavilla yhtä kauan kuin selvitys itse.

Missä tämä on määritelty: asetuksen 4. ja 9. artikla

Tämä säilytysaika johtuu asetuksesta (EU) 2023/1115: 4. artikla säätelee markkinaväliintuojien velvoitteita due diligence -selvityksen osalta, ja 9. artikla luettelee tiedot, jotka on kerättävä huolellisuusvelvoitteen puitteissa, kuten geopaikkatieto, toimittajien tiedot ja todisteet asianomaisen lainsäädännön noudattamisesta tuotantomaan tasolla. Molempien artikloiden täydellinen teksti on saatavilla EUR-Lex-sivustolla.