Što trebam čuvati pet godina prema Uredbi o ontbošenju?

Pet godina: izjava o dužnoj pažnji plus dokazi koji je podupiru

Obveza čuvanja od pet godina primjenjuje se na samo izjavu o dužnoj pažnji, zajedno sa svim informacijama i dokumentima koji su korišteni za njezino obrazloženje. To nije samo obrazac koji se podnosi sustavu EU informacija, već cijeli dosje oko njega: geolokaciski podaci parcela gdje proizvod potječe, podaci o dobavljačima i kupcima u lancu, količina i opis proizvoda, te dokumenti koji dokazuju da je proizvodnja i trgovina bila u skladu sa zakonima zemlje izvora.

U praksi radi se o raznolikim materijalom: ugovori i računi, korespondencija sa dobavljačima, certifikati ili dozvole iz zemlje izvora, te vlastita procjena rizika koja je dovela do izjave. Ti dokumenti trebaju biti čuvani od trenutka u kojem je izjava podnešena ili je proizvod stavljen na tržište, kako bi nadležna tijela mogla zatraživati tijekom inspekcije. Koji točno dokumenti su relevantni ovisi o toku proizvoda i ulozi u lancu; suština je da obrazloženje izjave mora ostati dostupno jednako dugo kao i sama izjava na koju se odnosi.

Gdje je to navedeno: članak 4 i 9 Uredbe

Ovaj rok čuvanja proizlazi iz Uredbe (EU) 2023/1115: članak 4 regulira obveze subjekata tržišta oko izjave o dužnoj pažnji, a članak 9 nabrojava informacije koje moraju biti prikupljene u okviru obveze dužne pažnje, kao što su geolokaciski podaci, informacije o dobavljačima i dokazi o poštovanju relevantnog zakonodavstva u zemlji proizvodnje. Puni tekst oba članka dostupan je na EUR-Lex-u.