Ko man jāsaglabā piecus gadus ES regulējuma par mežu saglabāšanu ietvaros?

Pieci gadi: paziņojums par pienācīgās aprūpes veikšanu un tā atbalstošie pierādījumi

Piecu gadu glabāšanas pienākums attiecas uz paziņojumu par pienācīgās aprūpes veikšanu, kā arī uz visu informāciju un dokumentiem, kas tika izmantoti šī paziņojuma pamatošanai. Tas nozīmē ne tikai veidlapu, kas tiek iesniegta ES informācijas sistēmā, bet arī visu aplenkojošo failu: ģeogrāfiskās atrašanās vietas datus par zemes gabaliem, no kuriem produkts izcelsies, datus par piegādātājiem un klientiem piegādes ķēdē, produkta daudzumu un aprakstu, un dokumentus, kas apliecina, ka ražošana un tirdzniecība atbilst izcelsmes valsts normatīvajiem aktiem.

Praksē tas ietver dažādu materiālu: līgumus un rēķinus, korespondenci ar piegādātājiem, sertifikātus vai atļaujas izcelsmes valstī, kā arī paša veikto riska novērtējumu, kas noveda pie paziņojuma. Šie dokumenti ir jāglabā no brīža, kad paziņojums ir iesniegts vai produkts ir nonācis tirgū, lai kompetentā iestāde tos varētu pieprasīt pārbaudes laikā. Konkrēti relevantie dokumenti ir atkarīgi no produktu plūsmas un lomas ķēdē; būtība ir tāda, ka paziņojuma pamatojums ir jāglabā tik ilgi, cik ilgi pastāv paziņojums, uz kuru tas attiecas.

Kur tas ir minēts: Regulāta 4. un 9. pants

Šis glabāšanas termiņš izriet no Eiropas Savienības Regulātas (ES) 2023/1115: 4. pants nosaka pienācīgās aprūpes paziņojuma saistības un ES informācijas sistēmas datus, un 9. pants uzskaitīja informāciju, kas jāapkopo pienācīgās aprūpes veikšanas ietvaros, piemēram, ģeogrāfiskās atrašanās vietas datus, piegādātāju informāciju un pierādījumus par atbilstību nozīmīgajiem normatīvajiem aktiem ražošanas valstī. Abiem pantiem pilna redakcija ir pieejama EUR-Lex portālā.