Co musím pět let uchovávat podle nařízení o odlesňování?

Pět let: prohlášení o zvážené péči plus důkazy

Povinnost uchovávat dokumenty po dobu pěti let se týká samotného prohlášení o zvážené péči spolu se všemi informacemi a dokumenty, které byly použity k podpoře tohoto prohlášení. Nejde tedy pouze o formulář, který se podává do systému informací EU, ale o celý soubor dokumentů: údaje o geolokalitách pozemků, ze kterých pochází produkt, údaje o dodavatelích a zákaznících v řetězci, množství a popis produktu a dokumenty dokazující, že výroba a obchod byly v souladu se právní úpravou země původu.

V praxi jde o různorodý materiál: smlouvy a faktury, korespondence s dodavateli, certifikáty nebo povolení ze země původu a vlastní posouzení rizik, které vedlo k prohlášení. Tyto dokumenty je třeba uchovávat od okamžiku podání prohlášení nebo uvedení produktu na trh, aby je příslušný orgán mohl v případě kontroly požadovat. Které dokumenty jsou přesně relevantní, závisí na produktovém toku a postavení v řetězci; jádrem je, aby podpora prohlášení zůstala dostupná po dobu stejně dlouhou jako samotné prohlášení, na které se vztahuje.

Kde je to uvedeno: články 4 a 9 nařízení

Tato lhůta pro uchovávání vyplývá z nařízení (EU) 2023/1115: článek 4 upravuje povinnosti účastníků trhu týkající se prohlášení o zvážené péči a článek 9 vyjmenovává informace, které je třeba shromáždit v rámci povinnosti péče, jako jsou údaje o geolokalitě, informace o dodavatelích a důkazy o dodržování příslušné právní úpravy v zemi výroby. Úplný text obou článků je uveden na webu EUR-Lex.