Ce trebuie să păstrez cinci ani conform regulamentului privind defrișările?

Cinci ani: declarația de diligență cuvenită plus dovezile din spate

Obligația de păstrare pe cinci ani se aplică declarației de diligență cuvenită în sine, împreună cu toate informațiile și documentele care au fost utilizate pentru a susține acea declarație. Nu este deci doar formularul care se depune la sistemul de informații al UE, ci întregul dosar din spatele acestuia: datele de geolocalizare ale parcelelor de unde provine produsul, datele despre furnizori și clienți din lanț, cantitatea și descrierea produsului, și documentele care atestă că producția și comerțul au fost în conformitate cu legislația țării de origine.

În practică, este vorba despre materiale diverse: contracte și facturi, corespondență cu furnizori, certificate sau licențe din țara de origine, și evaluarea propriului risc care a dus la declarație. Aceste documente trebuie să rămână păstrate din momentul în care declarația a fost depusă sau produsul a fost plasat pe piață, astfel încât o autoritate competentă să le poată cere în cazul unei controale. Care documente sunt exact relevante depinde de fluxul de produse și de rolul în lanț; nucleul este că dovezile declarației trebuie să rămână disponibile la fel de mult timp ca și declarația pe care se referă.

Unde este reglementat: articolele 4 și 9 ale Regulamentului

Acest termen de păstrare rezultă din Regulamentul (UE) 2023/1115: articolul 4 reglementează obligațiile actorilor de piață privind declarația de diligență cuvenită, iar articolul 9 enumeră informațiile care trebuie colectate în cadrul obligației de diligență, cum ar fi datele de geolocalizare, informațiile despre furnizori și dovezi de conformitate cu legislația relevantă din țara de producție. Textul complet al ambelor articole se găsește pe EUR-Lex.