Qu'dois-je conserver pendant cinq ans selon le règlement relatif aux produits exempts de déforestation ?

Cinq ans : la déclaration de diligence raisonnable plus la documentation justificative

L'obligation de conservation de cinq ans s'applique à la déclaration de diligence raisonnable elle-même, ainsi qu'à tous les informations et documents utilisés pour justifier cette déclaration. Il ne s'agit donc pas seulement du formulaire soumis au système d'information de l'UE, mais de l'ensemble du dossier : les données de géolocalisation des parcelles d'où provient le produit, les données sur les fournisseurs et clients dans la chaîne d'approvisionnement, la quantité et la description du produit, et les documents prouvant que la production et le commerce respectaient la législation du pays d'origine.

En pratique, il s'agit de documents variés : contrats et factures, correspondance avec les fournisseurs, certificats ou permis du pays d'origine, et l'évaluation des risques que vous avez effectuée et qui a conduit à la déclaration. Ces documents doivent être conservés à partir du moment où la déclaration a été soumise ou où le produit a été mis sur le marché, afin qu'une autorité compétente puisse les demander lors d'un contrôle. Les documents exactement pertinents dépendent de la chaîne d'approvisionnement et de votre rôle dans cette chaîne ; l'essentiel est que la justification de la déclaration reste disponible aussi longtemps que la déclaration elle-même.

Où cela est prévu : articles 4 et 9 du règlement

Cette obligation de conservation découle du Règlement (UE) 2023/1115 : l'article 4 régit les obligations des opérateurs économiques concernant la déclaration de diligence raisonnable, et l'article 9 énumère les informations qui doivent être recueillies dans le cadre de l'obligation de diligence raisonnable, notamment les données de géolocalisation, les informations sur les fournisseurs et la preuve du respect de la législation pertinente dans le pays de production. Le texte complet des deux articles figure sur EUR-Lex.