Co muszę przechowywać przez pięć lat w ramach rozporządzenia w sprawie produktów pozbawonych odlesienia?

Pięć lat: oświadczenie należytej staranności plus dowód na jego poparcie

Obowiązek przechowywania przez pięć lat dotyczy samego oświadczenia należytej staranności, a także wszystkich informacji i dokumentów, które zostały wykorzystane do uzasadnienia tego oświadczenia. Nie chodzi więc tylko o formularz przesyłany do systemu informacyjnego Unii Europejskiej, ale o całą dokumentację: dane geolocacyjne działek, z których pochodzi produkt, dane o dostawcach i klientach w łańcuchu dostaw, ilość i opis produktu, a także dokumenty potwierdzające, że produkcja i handel były zgodne z przepisami kraju pochodzenia.

W praktyce chodzi o różnorodny materiał: umowy i faktury, korespondencja z dostawcami, certyfikaty lub pozwolenia z kraju pochodzenia, a także własna ocena ryzyka, która doprowadziła do sporządzenia oświadczenia. Dokumenty te powinny być przechowywane od momentu przesłania oświadczenia lub wprowadzenia produktu na rynek, aby właściwy organ mógł je zażądać podczas kontroli. Które dokumenty są dokładnie istotne, zależy od strumienia produktu i roli w łańcuchu dostaw; zasadą jest, że uzasadnienie oświadczenia musi być dostępne przez taki sam okres jak samo oświadczenie, do którego się odnosi.

Gdzie to zostało określone: artykuł 4 i 9 rozporządzenia

Okres przechowywania wynika z Rozporządzenia (UE) 2023/1115: artykuł 4 reguluje obowiązki uczestników rynku dotyczące oświadczenia należytej staranności, a artykuł 9 wymienia informacje, które muszą być zbierane w ramach obowiązku należytej staranności, takie jak dane geolocacyjne, informacje o dostawcach i dowód zgodności z odpowiednimi przepisami w kraju produkcji. Pełny tekst obu artykułów znajduje się na EUR-Lex.