Ką turiu saugoti penkerius metus pagal negrąžintų miškų Reglamentą?

Penki metai: mažinimo žingsniu ataskaita ir jos pagrindimas

Penki metai saugojimo pareiga taikoma pačiai mažinimo žingsniu ataskaitai kartu su visa informacija ir dokumentais, kurie buvo naudoti tai ataskaitai pagrįsti. Tai nėra tik forma, pateikiama ES informacijos sistemoje, bet visas aplankus: produkto kilmės vietų geoduomenys, informacija apie tiekėjus ir klientus grandinėje, produkto kiekis ir aprašymas bei dokumentai, įrodantys, kad gamyba ir prekyba atitiko kilmės šalies teisės aktus.

Praktikoje tai yra įvairūs dokumentai: sutartys ir sąskaitos faktūros, korespondencija su tiekėjais, sertifikatai ar leidimai iš kilmės šalies, ir savieji rizikos vertinimai, kurie paskatino ataskaitą. Šie dokumentai turėtų būti saugomi nuo momento, kai ataskaita buvo pateikta arba produktas buvo patalpintas į rinką, kad kompetentinga institucija galėtų juos pareikalavti atliekant patikrą. Kokie dokumentai yra aktualūs, priklauso nuo produkto srauto ir vaidmens grandinėje; esmė ta, kad ataskaitos pagrindimas turi būti prieinamas tol pat, kol pati ataskaita, kuriai jis skirtas.

Kur tai nurodyta: Reglamento 4 ir 9 straipsniai

Šis saugojimo laikotarpis nustatomas Reglamento (ES) 2023/1115: 4 straipsnis nustato rinkos dalyvių pareigas dėl mažinimo žingsniu ataskaitos, o 9 straipsnis išvardija informaciją, kuri turi būti surinkta vykdant dėl tinkamo patikrinimo pareigą, pavyzdžiui, geoduomenis, tiekėjų informaciją ir įrodymą apie atitiktį gamybos šalies taikytiniems teisės aktams. Abu straipsnius pilnai pateikę EUR-Lex.