трябва ли да съхранявам моите доказателствени документи в цифров вид или мога ли на хартия

Хартия е позволена, цифрово е по-удобно

Регламентът не предписва固定на форма: разрешено е съхранението на доказателства на хартия, както и на цифров вид. Важното е че документите са налични, пълни и могат да бъдат показани по поръчка — независимо от формата. Кой предпочита да работи с папки вместо с цифров архив, не попада веднага на проблем.

На практика цифровият архив е значително по-управляем, но това има малко общо със самия нормативен текст и много повече със всичко, което трябва да се съхранява. Речь идет за геолокационни данни на парцели, договори за доставка, сертификати за произход и комуникацията с доставчици относно номера на декларацията за надлежност, който се отнася до всяка партида. Такива документи трябва да останат намираеми и свързвани със специфична productstroom през определен период, и това е значително по-трудно да се организира с хартиена папка на доставчик или по страна, отколкото с цифров дossier, в който всичко е търсимо. При проверка най-важното е дали някой може бързо и пълно да покаже какво се търси; пълна папка, която не е подредена, не помага, дори и хартията сама по себе си да е позволена.

На какво се основава това

Регламент (ЕС) 2023/1115 поставя изисквания за това каква информация трябва да съхранява участник на пазара и колко дълго, но не съдържа разпоредба, която наказва цифрово съхранение или исключва хартиено съхранение; кои точно документи са необходими, е описано на страницата за доказателствата, които трябва да бъдат събрани и съхранени, а периодът на съхранение, който е приложим, е обяснен на страницата за петгодишната задължена съхранителна процедура.