muss ich meine Nachweise digital aufbewahren oder darf es auch Papier sein

Papier ist zulässig, digital ist praktischer

Die Verordnung schreibt keine feste Form vor: Belege in Papierform zu bewahren ist zulässig, genauso wie eine digitale Version zulässig ist. Worauf es ankommt, ist, dass die Unterlagen vorhanden, vollständig und auf Anfrage vorlegbar sind — nicht in welchem Format das geschieht. Wer lieber mit Ordnern arbeitet als mit einem digitalen Archiv, stößt damit also nicht zwangsläufig auf ein Problem.

In der Praxis ist ein digitales Archiv allerdings erheblich praktikabler, und das hängt wenig mit dem Gesetzeswortlaut zusammen und viel damit, welche Unterlagen überhaupt bewahrt werden müssen. Es geht um Geodaten von Parzellen, Lieferverträge, Ursprungserklärungen und die Kommunikation mit Lieferanten über die DDS-Nummer, die bei jeder Partie gehört. Diese Art von Unterlagen muss über einen bestimmten Zeitraum auffindbar und zuordenbar zu einem bestimmten Produktstrom bleiben, und das ist mit einem Papierordner pro Lieferant oder pro Land erheblich schwieriger zu organisieren als mit einem digitalen Dossier, in dem alles durchsuchbar ist. Bei einer Kontrolle kommt es vor allem darauf an, ob jemand schnell und vollständig nachweisen kann, was gefordert wird; eine überquellende Mappe, die nicht in Ordnung ist, hilft dann nicht, auch wenn Papier an sich zulässig ist.

Grundlagen dafür

Verordnung (EU) 2023/1115 stellt Anforderungen an welche Informationen ein Marktteilnehmer bewahren muss und wie lange, enthält aber keine Bestimmung, die digitale Speicherung vorschreibt oder Papierspeicherung ausschließt; welche Unterlagen das genau sind, ist beschrieben auf der Seite über die Belege, die gesammelt und bewahrt werden müssen, und die Aufbewahrungsfrist, die damit verbunden ist, ist erläutert auf der Seite über die fünfjährige Aufbewahrungspflicht.