måste jag spara mina handlingar digitalt eller kan det vara på papper

Papper är tillåtet, digitalt är smidigare

Förordningen föreskriver ingen fast form: bevis på papper är tillåtet, precis som en digital version är tillåten. Det som spelar roll är att handlingarna finns, är fullständiga och kan visas på begäran — inte i vilket format det sker. Den som hellre arbetar med mappar än med ett digitalt arkiv stöter alltså inte omedelbar på ett problem.

I praktiken är ett digitalt arkiv visserligen mycket mer hanterbart, och det har lite att göra med själva lagtexten och mycket med allt som måste bevaras. Det handlar om geopositionsdata för tomter, leveranskontrakt, ursprungscertifikat och kommunikationen med leverantörer om det DDS-nummer som tillhör varje batch. Sådana handlingar måste under en viss tid vara återfinningsbara och kopplingsbara till en specifik produktström, och det är betydligt svårare att organisera med en pappersmapp per leverantör eller per land än med ett digitalt dossier där allt är sökbart. Vid en inspektion spelar det främst roll om någon snabbt och fullständigt kan visa vad som efterfrågas; en sprucken mapp som inte är ordnad hjälper inte, även om papper i sig är tillåtet.

Vad detta bygger på

Förordning (EU) 2023/1115 ställer krav på vilken information en marknadsaktör måste bevara och hur länge, men innehåller ingen bestämmelse som föreskriver digital lagring eller utesluter papperlagring; exakt vilka handlingar det rör sig om beskrivs på sidan om de bevis som måste samlas in och bevaras, och bevarandeperioden som gäller förklaras på sidan om femårsbevarandeplikten.