onko minun säilytettävä asiakirjani digitaalisesti vai voiko se olla paperilla

Paperi sallittu, digitaalinen on kätevämpi

Asetus ei määrää kiinteää muotoa: asiakirjojen säilyttäminen paperilla on sallittua, samoin kuin digitaalinen versio. Tärkeintä on, että asiakirjat ovat olemassa, täydellisiä ja voivat vaadittaessa näyttää — ei ole väliä missä muodossa. Joka mieluummin työskentelee kansioiden kanssa kuin digitaalisessa arkistossa, ei siis välittömästi törmää ongelmaan.

Käytännössä digitaalinen arkisto on kuitenkin huomattavasti paremmin hallittavissa, ja sillä on vähän tekemistä säädöstekstin kanssa ja paljon sen kanssa, mitä kaikkea on säilytettävä. Kyse on osapuolten geopaikallatiedoista, toimitusehdoista, alkuperäntodistuksista ja toimittajien kanssa käydystä viestinnästä liittyen siihen DDS-numeroon, joka liittyy jokaiseen erään. Tällaisia asiakirjoja on oltava löydettävissä ja kytkettävissä tiettyyn tuotevirtaan tietyn ajanjakson ajan, ja paperin osalta se on aineistollisesti paljon vaikeampaa järjestää kunkin toimittajan tai maan kansion avulla kuin digitaalisessa dossieissa, jossa kaikki on haettavissa. Tarkastuksessa ratkaisevaa on ennen kaikkea se, voiko henkilö nopeasti ja täydellisesti osoittaa, mitä pyydetään; täyteen paisuva ja epäjärjestyksessä oleva kansio ei auta, vaikka paperi sinänsä onkin sallittua.

Mihin tämä perustuu

Asetus (EU) 2023/1115 asettaa vaatimukset sille, mitä tietoja markkinaosapuolen on säilytettävä ja kuinka kauan, mutta se ei sisällä säännöstä, joka vaatii digitaalista tallennusta tai kielsi paperisen tallennuksen; mitkä asiakirjat tarkalleen ottaen ovat kyseessä, kuvataan sivulla asiakirjoista, jotka on kerättävä ja säilytettävä, ja siihen liittyvä säilytysaika on selitetty sivulla viiden vuoden pituinen säilytysvelvollisuus.