devo conservare i miei documenti di prova in formato digitale o posso stamparli su carta

La carta va bene, il digitale è più pratico

Il regolamento non prescrive un formato fisso: conservare i documenti su carta è consentito, così come una versione digitale. Quello che conta è che i documenti ci siano, siano completi e possano essere mostrati su richiesta — non importa in quale formato. Chi preferisce lavorare con fascicoli cartacei anziché con un archivio digitale, quindi, non si imbatte immediatamente in un problema.

In pratica, però, un archivio digitale è molto più gestibile, e questo ha poco a che fare con il testo della norma e molto con quello che deve essere conservato. Si tratta di dati geografici dei terreni, contratti di fornitura, dichiarazioni di provenienza e la comunicazione con i fornitori su il numero DDS associato a ogni partita. Questo tipo di documenti deve rimanere reperibile e collegabile a un flusso di prodotti specifico per un determinato periodo, e questo è notevolmente più difficile da organizzare con una cartella cartacea per fornitore o per paese che con un fascicolo digitale in cui tutto è ricercabile. Durante un controllo conta soprattutto se qualcuno riesce a mostrare rapidamente e completamente quello che gli viene chiesto; una cartella traboccante e disordinata non aiuta, anche se la carta di per sé è consentita.

Su cosa si basa questa informazione

Il regolamento (UE) 2023/1115 stabilisce quali informazioni un operatore del mercato deve conservare e per quanto tempo, ma non contiene una disposizione che obblighi l'archiviazione digitale o escluda quella cartacea; quali documenti esattamente sono descritti nella pagina su i documenti che devono essere raccolti e conservati, e il periodo di conservazione ad esso associato è illustrato nella pagina su l'obbligo di conservazione di cinque anni.