¿debo conservar mis documentos de prueba en formato digital o puedo hacerlo en papel

El papel está permitido, lo digital es más práctico

La normativa no prescribe un formato fijo: se permite guardar documentos en papel, igual que una versión digital. Lo que importa es que los documentos existan, estén completos y puedan mostrarse a solicitud — independientemente del formato en que se haga. Quien prefiera trabajar con carpetas que con un archivo digital, por lo tanto, no incurre automáticamente en un problema.

En la práctica, un archivo digital es considerablemente más manejable, y esto tiene poco que ver con el texto de la normativa y mucho con todo lo que debe conservarse. Se trata de datos geoespaciales de parcelas, contratos de suministro, certificados de origen y la comunicación con proveedores sobre el número DDS que corresponde a cada lote. Ese tipo de documentos debe seguir siendo localizables y vinculables a una corriente de productos específica durante un período determinado, y es considerablemente más difícil de organizar con una carpeta de papel por proveedor o por país que con un dossier digital en el que todo es consultable. En una inspección, lo que cuenta es principalmente si alguien puede demostrar rápida y completamente lo que se solicita; una carpeta desbordante y desordenada no ayuda, aunque el papel en sí esté permitido.

En qué se basa esto

La Regulación (UE) 2023/1115 establece requisitos sobre qué información debe conservar un operador del mercado y durante cuánto tiempo, pero no contiene ninguna disposición que exija el almacenamiento digital o excluya el almacenamiento en papel; los documentos específicos que se trata se describen en la página sobre los documentos de prueba que deben recopilarse y conservarse, y el plazo de conservación correspondiente se explica en la página sobre la obligación de conservación de cinco años.