πρέπει να διατηρώ τα στοιχεία αποδείξεώς μου ψηφιακά ή μπορεί να είναι σε χαρτί

Το χαρτί επιτρέπεται, το ψηφιακό είναι πιο βολικό

Ο κανονισμός δεν προβλέπει μια σταθερή μορφή: η διατήρηση αποδεικτικών στοιχείων σε χαρτί επιτρέπεται, όπως και μια ψηφιακή έκδοση. Το σημαντικό είναι ότι τα έγγραφα υπάρχουν, είναι πλήρη και μπορούν να παρουσιαστούν κατόπιν αιτήματος — όχι σε ποια μορφή γίνεται αυτό. Όποιος προτιμά να εργάζεται με φακέλους παρά με ένα ψηφιακό αρχείο, δεν αντιμετωπίζει αμέσως ένα πρόβλημα.

Στην πράξη, ένα ψηφιακό αρχείο είναι πολύ πιο λειτουργικό, και αυτό έχει λίγα να κάνει με το κείμενο του κανονισμού και πολλά με όσα πρέπει να διατηρηθούν. Πρόκειται για γεωδεδομένα των οικοπέδων, συμβάσεις παράδοσης, δηλώσεις προέλευσης και επικοινωνία με προμηθευτές σχετικά με τον αριθμό DDS που συνοδεύει κάθε παρτίδα. Τέτοια έγγραφα πρέπει να παραμείνουν ανακτήσιμα και διασυνδεδεμένα με μια συγκεκριμένη ροή προϊόντος για μια καθορισμένη περίοδο, και αυτό είναι πολύ δυσκολότερο να οργανωθεί με έναν χάρτινο φάκελο ανά προμηθευτή ή ανά χώρα παρά με ένα ψηφιακό δοσιέ όπου όλα είναι κατά λέξη αναζητήσιμα. Κατά τον έλεγχο, το κύριο είναι εάν κάποιος μπορεί να δείξει γρήγορα και πλήρως αυτό που ζητείται· ένας φακέλος που φουσκώνει και δεν είναι σε τάξη δεν βοηθά, ακόμη και αν το χαρτί είναι από μόνο του επιτρεπτό.

Βάση αυτού

Ο κανονισμός (ΕΕ) 2023/1115 θέτει απαιτήσεις ως προς τις πληροφορίες που πρέπει να διατηρηθούν από έναν συμμετέχοντα στην αγορά και για πόσο καιρό, αλλά δεν περιέχει διάταξη που υποχρεώνει την ψηφιακή αποθήκευση ή αποκλείει την αποθήκευση σε χαρτί· ποια ακριβώς έγγραφα είναι αυτά περιγράφεται στη σελίδα για τα αποδεικτικά στοιχεία που πρέπει να συγκεντρωθούν και να διατηρηθούν, και η προθεσμία διατήρησης που σχετίζεται με αυτό αναλύεται στη σελίδα για την υποχρέωση διατήρησης πέντε ετών.