pean oma tõendeid digitaalselt säilitama või võin kasutada paberversiooni

Paber on lubatud, digitaalne on mugavam

Määrus ei sätesta fikseeritud vormingut: tõendusmaterjali võib säilitada paberil, samuti nagu ka digitaalsel kujul. Oluline on see, et dokumendid on olemas, täielikud ja nõudmisel esitada saab — pole oluline, millises vormingus. Kes teeb rohkem meelt paberite mappidega töötada kui digitaalse arhiiviga, ei puutu seega kohe probleemiga.

Praktikas on digitaalne arhiiv tõepoolest märkimisväärselt käepärasem, kuid see pole seotud seadusetekstiga vaid sellega, kui palju dokumente tuleb säilitada. Käesoleva hulka kuuluvad kruntide geograafilised andmed, tarnelepingud, päritoludeklaratsioonid ja suhtlemine tarnijatega seoses DDS-numbriga, mis iga partii juures käib. Selliseid dokumente tuleb teatud aja jooksul leida ja ühe konkreetse tootevooguga seostada, ja paberise mapiga per tarnija või per riik on see oluliselt raskemini korraldatav kui digitaalse dosseega, kus kõik on otsitav. Kontrolli puhul on oluline see, kas keegi saab kiiresti ja täielikult näidata, mida küsitakse; üleuputatud map, mis korras pole, ei aita, kuigi paber omaette on lubatud.

Millel see põhineb

Määrus (EL) 2023/1115 sätestab nõudmised sellele, milliseid teavet peab turustaja säilitama ja kui kaua, kuid ei sisalda sätet, mis teeks digitaalse salvestamise kohustuslikuks või välistaks paberil salvestamise; täpsemalt, millised dokumendid sellele vastavad, on kirjeldatud leheküljel tõendusmaterjal, mida tuleb koguda ja säilitada, ja nendega seotud säilitamistähtaeg on selgitatud leheküljel viieaastane säilitamise kohustus.