papíron vagy digitálisan kell megőriznem a bizonylataimat

A papír megengedett, a digitális azonban kényelmesebb

A rendelet nem írja elő a rögzített formát: az igazoló dokumentumok papíron tárolhatók, csakúgy mint a digitális verzió is. Lényeg az, hogy a dokumentumok ott vannak, teljesek, és kérésre bemutathatók — nem az számít, hogy milyen formátumban. Aki szívesebben dolgozik füzetekkel, mint digitális archívummal, azzal tehát nem fut azonnal problémába.

A gyakorlatban a digitális archívum jelentősen kezelhetőbb, és ennek kevés köze van a jogszöveghez, és sok köze ahhoz, hogy mit kell tárolni. Ezek közé tartoznak a parcellák földrajzi adatai, szállítási szerződések, származási nyilatkozatok és a beszállítóktöl kapott kommunikáció az ahhoz a DDS-számhoz, amely az egyes tételekhez tartozik. Az ilyen dokumentumokat egy meghatározott időszak alatt vissza kell találhatónak és egy adott termékfolyamhoz köthetőnek lennie, és ezt egy papír füzetből szervezetten tartani beszállítónként vagy országonként sokkal nehezebb, mint egy digitális dossziéban, amelyben minden kereshető. Ellenőrzés esetén elsősorban az számít, hogy valaki gyorsan és teljes körűen meg tudja-e mutatni, amit kérnek; egy dagadt mappa, amely nincs rendben, ebben az esetben nem segít, még akkor sem, ha a papír önmagában megengedett.

Ezen alapulhat

A 2023/1115. számú (EU) rendelet szabályokat állapít meg arról, hogy egy piaci szereplőnek milyen információkat kell tárolnia és meddig, de nem tartalmaz olyan rendelkezést, amely a digitális tárolást kötelezővé tenné, vagy a papíros tárolást kizárná; hogy ezek pontosan mely dokumentumok, az a az összegyűjtendő és tárolni kötelező igazolóanyagokkal foglalkozó oldal, és a hozzá kapcsolódó tárolási időtartam magyarázata az az öt évig tartó tárolási kötelezettségről szóló oldal.