dois-je conserver mes documents numériquement ou puis-je les conserver sur papier

Le papier est autorisé, le numérique est plus pratique

Le règlement ne prescrit pas de forme fixe : il est permis de conserver les documents sur papier, tout comme une version numérique est autorisée. Ce qui compte, c'est que les documents existent, qu'ils soient complets et qu'ils puissent être présentés sur demande — peu importe le format utilisé. Celui qui préfère travailler avec des classeurs plutôt qu'avec des archives numériques ne se heurtera donc pas immédiatement à un problème.

En pratique, une archive numérique est nettement plus facile à gérer, et cela a peu à voir avec le texte de la loi et beaucoup à voir avec ce qui doit être conservé. Il s'agit de géolocalisations de parcelles, de contrats de livraison, de déclarations d'origine et de la communication avec les fournisseurs concernant le numéro DDS qui accompagne chaque lot. Ce type de documents doit rester traçable et associable à un flux de produits spécifique pendant une certaine période, et c'est considérablement plus difficile à organiser avec un classeur papier par fournisseur ou par pays qu'avec un dossier numérique où tout est consultable. Lors d'un contrôle, ce qui compte surtout, c'est qu'une personne puisse rapidement et complètement montrer ce qui est demandé ; une chemise débordante et désorganisée ne aide pas, même si le papier est en soi autorisé.

Sur quoi cela est-il basé

Le règlement (UE) 2023/1115 impose des exigences quant aux informations qu'un participant au marché doit conserver et pendant combien de temps, mais ne contient aucune disposition rendant obligatoire le stockage numérique ou interdisant le stockage sur papier ; les documents spécifiques concernés sont décrits à la page consacrée à les documents à rassembler et à conserver, et la durée de conservation applicable est expliquée à la page relative à l'obligation de conservation de cinq ans.