ar turiu saugoti savo įrodymus skaitmenine forma, ar galiu jų laikyti popieriuje

Popierius leidžiamas, skaitmeninis yra patogiau

Reglamentas nenustato fiksuotos formos: įrodymų medžiagą leidžiama saugoti popieriuje, taip pat leidžiama saugoti skaitmeninę versiją. Svarbu tai, kad dokumentai egzistuoja, jie yra pilni ir jų galima parodyti pareikalavus — nesvarbu, kokiu formatu tai atliekami. Jei kas nors labiau nori dirbti su aplankais nei su skaitmenine arhyva, tai nebūtinai iškart sukels problemą.

Praktikoje skaitmeninė archyva iš tiesų yra daug praktiškesnė, ir tai neturi daug sąlygos su įstatymo tekstu, bet labiau su tuo, kas turi būti saugoma. Tai apima parcelių georeferencijimą, tiekimo sutartis, kilmės sertifikatus ir ryšius su tiekėjais dėl kiekvienos partijos su ja susijusio DDS numerio. Tokius dokumentus tam tikrą laiką turi būti galima surasti ir juos susieti su konkrečia produkcijos eiga, ir tai su popieriniu aplankų archyvu pagal tiekėją ar šalį yra žymiai sunkiau organizuoti nei su skaitmenine byla, kurioje viskas yra paieškiojama. Atliekant kontrolę svarbiausias dalykas yra tai, ar žmogus gali greitai ir visiškai parodyti, ko prašoma; netvarkinga ir sprogstanti mape nepadeda, net jei popierius savaime yra leidžiamas.

Šio pagrindas

Reglamentas (ES) 2023/1115 nustato reikalavimus, kokią informaciją turėtų saugoti rinkos dalyviai ir kiek laiko, tačiau neturi nuostatymo, kuris įpareigotų skaitmeninę saugyklą ar draudžia popieriaus saugojimą; kokie dokumentai tai būtent yra, išsamiai aprašyta puslapyje apie rinkti ir saugoti reikalingą įrodymų medžiagą, o saugojimo laikas, kuris su tuo susijęs, išaiškintas puslapyje apie penkių metų saugojimo pareigybę.