moram svoje dokumente hранити digitalno ali jih lahko ohranim v papirni obliki

Papir je dovoljen, digitalno je bolj praktično

Uredba ne predpisuje nobene fiksne oblike: dokaze lahko hranite na papirju, prav tako kot je dovoljena tudi digitalna različica. Pomembno je, da so dokumenti prisotni, popolni in na zahtevo dostopni — ni važno, v kateri obliki se to izvede. Kdor raje dela z mapami kot z digitalnim arhivom, s tem torej ne naletí takoj na problem.

V praksi je digitalni arhiv seveda bistveno bolj učinkovit, vendar to nima veliko opravka s samim besedilom zakona in več z vsem, kar se mora hraniti. Gre za geodatke parcel, pogodbe o dobavi, izjave o izvoru in sporočila z dobavitelji o številki DDS, ki pripada vsakemu pošiljku. Tovrstne dokumente je treba med določenim časom ohraniti, jih hitro ponovno najti in jih povezati z določeno proizvodno linijo, kar je s papirnato mapo za vsakega dobavitelja ali vsako državo bistveno težje organizirati kot z digitalnim dosjejem, v katerem je vse iskalno. Pri inšpekciji je najpomembnejše, ali lahko nekdo hitro in v celoti pokaže, kaj se zahteva; razpadajoča mapa, ki ni urejena, pri tem ne pomaga, tudi če je papir sam po sebi dovoljen.

Kaj je osnova za to

Uredba (EU) 2023/1115 postavi zahteve glede tega, katere podatke mora udeleženec trga hraniti in kako dolgo, vendar ne vsebuje določbe, ki bi nalagala digitalno shranjevanje ali prepovedala papirnato shranjevanje; katere točno dokumente to zajema, je opisano na strani o dokazih, ki jih je treba zbrati in hraniti, rok hranjenja, ki se nanj nanaša, pa je pojasnjenih na strani o dolžnosti petletnega hranjenja.