trebam li svoje dokumente čuvati digitalno ili mogu biti na papiru

Papir je dozvoljeno, digitalno je praktičnije

Uredba ne propisuje obavezan oblik: dokaze možete čuvati na papiru, kao i digitalnu verziju. Važno je da dokumenti postoje, da su potpuni i da se mogu pokazati na zahtjev — format nije bitan. Tko preferira rad s mapama umjesto digitalnog arhiva, na taj način nema problema.

U praksi je digitalni arhiv znatno lakši za rukovanje, što malo ima veze s tekstom zakona, a puno s količinom dokumenata koji se moraju čuvati. Radi se o geopodacima parcela, ugovorima o isporuci, potvrdam podrijetla i komunikaciji s dobavljačima o broju DDS-a koji pripada svakoj pošiljci. Takvi dokumenti moraju ostati pronađivi i povezivi sa specifičnom proizvodnom linijom tijekom određenog razdoblja, što je znatno teže organizirati u papirnom dosijeu po dobavljaču ili po zemlji nego u digitalnom dosijeu u kojem je sve pretraživo. Tijekom inspekcije, ključno je hoće li netko brzo i potpuno moći pokazati ono što se traži; preplana mapa koja nije uredu ne pomaže, iako je papir kao takav dozvoljeno sredstvo.

Na čemu se ovo temelji

Uredba (EU) 2023/1115 postavljakriteria koja informacija mora čuvati ekonomski subjekt i koliko dugo, ali ne sadrži odredbu koja propisuje digitalnu pohranu ili isključuje pohranu na papiru; koji su to točno dokumenti opisani na stranici o dokazima koji se prikupljaju i čuvaju, a rok čuvanja koji se odnosi na to pojašnjen je na stranici o petogodišnjoj obavezi čuvanja.