czy muszę przechowywać moje dowody w formie cyfrowej, czy mogą być w postaci papierowej

Papier jest dozwolony, cyfrowo jest wygodniejsze

Rozporządzenie nie przewiduje stałej formy: przechowywanie dokumentów na papierze jest dozwolone, podobnie jak wersja cyfrowa. Chodzi o to, że dokumenty istnieją, są kompletne i mogą być wykazane na żądanie — nie ma znaczenia, w jakim formacie. Kto woli pracować z teczkami niż z cyfrowym archiwum, niekoniecznie napotyka od razu na problem.

W praktyce archiwum cyfrowe jest jednak znacznie bardziej praktyczne, i ma to niewiele wspólnego z tekstem ustawy, a wiele z tym, co w ogóle musi być przechowywane. Chodzi o dane geograficzne działek, umowy dostawy, oświadczenia o pochodzeniu i komunikację z dostawcami dotyczącą numeru DDS, który towarzyszy każdej partii. Tego rodzaju dokumenty muszą przez określony czas pozostawać możliwe do znalezienia i powiązania z konkretnym przepływem produktu, co w przypadku papierowej teczki na dostawcę lub kraj jest znacznie trudniejsze do zorganizowania niż w cyfrowym dossier, w którym wszystko można przeszukiwać. Podczas kontroli liczą się przede wszystkim możliwość szybkiego i pełnego wykazania tego, co jest żądane; pękająca, nieuporządkowana teczka nie pomoże, nawet jeśli papier sam w sobie jest dozwolony.

Na czym to się opiera

Rozporządzenie (EU) 2023/1115 ustanawia wymogi dotyczące tego, jakie informacje podmiot musi przechowywać i przez jak długo, ale nie zawiera przepisu nakazującego przechowywanie cyfrowe ani wykluczającego papierowe; które dokumenty są dokładnie wymienione na stronie dokumentów, które muszą być zbierane i przechowywane, a okres przechowywania związany z tym jest wyjaśniony na stronie obowiązku przechowywania trwającego pięć lat.