trebuie să păstrez documente justificative în format digital sau pot fi pe hârtie

Hârtia este permisă, versiunea digitală este mai convenabilă

Regulamentul nu prescrie o formă fixă: păstrarea dovezilor pe hârtie este permisă, la fel cum este permisă și o versiune digitală. Ceea ce contează este că documentele există, sunt complete și pot fi prezentate la cerere — indiferent de formatul în care se face acest lucru. Cine preferă să lucreze cu dosare fizice în loc de un arhiv digital nu se va confrunta neapărat cu o problemă.

În practică, un arhiv digital este mult mai ușor de utilizat, și asta are puțin de-a face cu textul legislativ și mult cu volumul de documente care trebuie păstrate. Este vorba despre date geolocalizate ale parcelelor, contracte de livrare, declarații de origine și comunicarea cu furnizorii cu privire la numărul DDS asociat fiecărui lot. Aceste documente trebuie să rămână localizabile și corelabile cu un flux de produs specific pe parcursul unei anumite perioade, și este considerabil mai dificil să organizezi asta cu un dosar pe hârtie pe furnizor sau pe țară decât cu un dosar digital în care totul este ușor de căutat. În cazul unei inspecții, ceea ce contează cu adevărat este dacă cineva poate arăta rapid și complet ceea ce se solicită; un dosar plin care nu este organizat nu ajută, nici dacă hârtia este din principiu permisă.

Pe baza căreia se fundamentează aceasta

Regulamentul (UE) 2023/1115 stabilește cerințe privind informațiile pe care o parte interesată din lanț trebuie să le păstreze și cât timp, dar nu conține nicio dispoziție care obligă stocarea digitală sau exclude stocarea pe hârtie; documentele specifice în cauză sunt descrise pe pagina despre dovezile care trebuie colectate și păstrate, iar perioada de păstrare care se aplică este explicată pe pagina despre obligația de păstrare pe parcursul a cinci ani.