vai mani pierādījumus jāglabā digitālā formātā vai tas var būt uz papīra

Papīrs ir atļauts, digitāli ir ērtāk

Regulā nav noteikta obligāta forma: pierādījumus drīkst glabāt uz papīra, tāpat kā drīkst glabāt arī digitālu versiju. Svarīgi ir tas, ka dokumenti pastāv, ir pilnīgi un to var uzrādīt pēc pieprasījuma — svarīgi nav formāts, kādā tas tiek darīts. Tāpēc tas, ka kāds labprāt strādā ar mapēm, nevis digitālo arhīvu, ne vienmēr nozīmē automātisku problēmu.

Praksē digitāls arhīvs ir jānis daudz praktiski lietderīgāks, un tas ir saistīts ne tik daudz ar normatīvo tekstu, cik ar to, cik daudz dokumentu jāglabā. Runa ir par parcelu ģeokoordinātiem, piegādes līgumiem, izcelsmes sertifikātiem un komunikāciju ar piegādātājiem par DDS numuru, kas pieder katrai partijai. Šādus dokumentus noteiktā laika periodā jāglabā atrodami un jāspēj saistīt ar konkrētu produktu plūsmu, un to ar papīra mapi katram piegādātājam vai katrai valstij ir ievērojami grūtāk organizēt, nekā ar digitālu dossier, kurā viss ir meklējams. Pārbaudē svarīgākais ir tas, vai persona spēj ātri un pilnīgi uzrādīt pieprasīto informāciju; nesakārtota un pārbilst mape nesniedz palīdzību, pat ja papīrs pats par sevi ir atļauts.

Uz ko tas balstās

Regulā (ES) 2023/1115 noteiktas prasības par to, kādu informāciju tirgus dalībniekam jāglabā un cik ilgi, bet nav noteikuma, kas obligāti prasa digitālo glabāšanu vai aizliedz papīra glabāšanu; precīzi, kuri dokumenti tas ir, aprakstīts lapā par pierādījumiem, kas jāuzkrāj un jāglabā, un glabāšanas laika periods ir izskaidrots lapā par piecu gadu garo glabāšanas prasību.