skal jeg opbevare mine bevisstukker digitalt, eller kan det være på papir

Papir må gerne, digitalt er mere praktisk

Forordningen foreskriver ingen fast form: det er tilladt at opbevare dokumenter på papir, ligesom en digital version er tilladt. Det afgørende er, at dokumenterne er til stede, fuldstændige og kan fremvises på anfordring — ikke i hvilket format det sker. Den, der hellere arbejder med mapper end med et digitalt arkiv, støder derfor ikke umiddelbart på et problem.

I praksis er et digitalt arkiv imidlertid betydeligt mere arbejdsmæssigt hensigtsmæssigt, og det har kun lidt med lovteksten at gøre og meget med alt det, der skal opbevares. Det drejer sig om geooplysninger for landsdele, leveringskontrakter, oprindelseserklæringer og kommunikation med leverandører om det DDS-nummer, der hører til hver partie. Denne type dokumenter skal forblive tilgængelige og koblede til en specifik produktstrøm i en vis periode, og det er væsentlig sværere at organisere med en papirmappe pr. leverandør eller pr. land end med et digitalt dossier, hvor alt er søgeligt. Ved en kontrol er det vigtigste, om nogen hurtigt og fuldstændigt kan vise, hvad der bliver spurgt om; en springende mappe, der ikke er i orden, hjælper ikke, selvom papir i sig selv er tilladt.

Hvad dette er baseret på

Forordning (EU) 2023/1115 stiller krav til, hvilke oplysninger en markedsdeltager skal opbevare, og hvor længe, men indeholder ingen bestemmelse, der gør digital opbevaring obligatorisk eller udelukker papiroplaggring; præcis hvilke dokumenter, der er tale om, beskrives på siden om de dokumenter, der skal indsamles og opbevares, og opbevaringstiden, der hører til, forklares på siden om den fem år lange opbevaringsforpligtelse.