mohu své doklady uchovávat digitálně nebo je mohu mít na papíře

Papír je povolený, digitální verze je pohodlnější

Nařízení nestanovuje pevnou formu: uchovávání důkazních materiálů na papíře je povoleno, stejně jako digitální verze. Podstatné je, že materiály existují, jsou úplné a lze je na žádost předložit — nezáleží na formátu. Kdo raději pracuje se složkami než s digitálním archivem, nemusí s tím mít hned problém.

V praxi je digitální archiv výrazně lépe zvladatelné a to má málo co dělat s textem zákona a hodně s tím, co všeho se musí uchovávat. Jde o geoprvky pozemků, dodavatelské smlouvy, prohlášení o původu a komunikaci s dodavateli ohledně čísla DDS, které patří ke každé dávce. Takové dokumenty musí zůstat po určitou dobu dohledatelné a propojitelné s konkrétní produktovým tokem, a to je se složkou na papíře na dodavatele nebo na zemi výrazně těžší zorganizovat než s digitálním dossierem, kde je vše prohledávatelné. Při kontrole záleží především na tom, zda někdo může rychle a úplně předložit, co se požaduje; přetékající složka, která není v pořádku, nepomůže, i když je papír sám o sobě povolen.

Na čem je toto založeno

Nařízení (EU) 2023/1115 stanovuje požadavky na to, jaké informace musí účastník trhu uchovávat a jak dlouho, ale neobsahuje žádné ustanovení, které by ukládalo uchovávání v digitální podobě nebo vylučovalo uchovávání na papíře; které jsou to přesně materiály, je popsáno na stránce o důkazních materiálech, které je třeba shromažďovat a uchovávat, a doba uchovávání s tím spojená je vysvětlena na stránce o povinnosti uchovávat po dobu pěti let.