musím uchovávať svoje doklady digitálne alebo môžem papierovú verziu

Papier je povolené, digitálne je praktickejšie

Nariadenie neukazuje žiadnu pevnú formu: uchovávanie dokladov na papieri je povolené, rovnako ako digitálna verzia. Ide o to, že doklady sú k dispozícii, sú úplné a na požiadanie sa môžu predložiť — nie je dôležité, v akom formáte. Kto uprednostňuje prácu s zložkami pred digitálnym archívom, nestretáva sa tým okamžite s problémom.

V praxi je digitálny archív oveľa lepší na prácu, čo však nie je veľmi súvisiace s právnym textom, ale skôr s tým, čo všetko sa musí uchovávať. Ide o geoúdaje parciel, zmluvy o dodávke, prehlásenia o pôvode a komunikáciu s dodávateľmi o čísle DDS, ktoré patrí každej zásielke. Takéto doklady musia zostať dohľadateľné a prepojiteľné s konkrétnym produktovým tokom počas určitého obdobia, čo je s papierovou zložkou na dodávateľa alebo krajinu podstatne náročnejšie organizovať ako s digitálnym dossier, v ktorom je všetko prehľadávateľné. Pri kontrole je rozhodujúce, či niekto rýchlo a úplne môže ukázať, čo sa požaduje; rozprávajúca mapa, ktorá nie je v poriadku, nepomôže, aj keď je papier ako taký povolený.

Na čom je to založené

Nariadenie (EÚ) 2023/1115 stanovuje požiadavky na to, aké informácie musí účastník trhu uchovávať a ako dlho, ale neobsahuje určenie, ktoré by vyžadovalo digitálne úložisko alebo vylučovalo papierové úložisko; ktoré konkrétne doklady to sú, je popísané na stránke o dokladoch, ktoré sa musia zbierať a uchovávať, a povinnosť uchovávať ich počas päť rokov je vysvetlená na stránke o päťročnej povinnosti uchovávania.