devo conservar meus documentos de comprovação em formato digital ou posso usar papel

Papel é permitido, digital é mais prático

A regulamentação não prescreve uma forma fixa: é permitido conservar documentos em papel, assim como é permitida uma versão digital. O importante é que os documentos existam, estejam completos e possam ser apresentados mediante solicitação — não importa em qual formato. Quem preferir trabalhar com pastas em vez de um arquivo digital não enfrenta imediatamente um problema.

Na prática, um arquivo digital é consideravelmente mais operacional, e isso tem pouco a ver com o texto da lei e muito com tudo o que deve ser conservado. Trata-se de dados georreferenciados de parcelas, contratos de fornecimento, declarações de origem e comunicação com fornecedores sobre o número DDS que acompanha cada lote. Esses documentos devem permanecer recuperáveis e vinculáveis a um fluxo de produto específico durante um determinado período, e isso é consideravelmente mais difícil de organizar com uma pasta de papel por fornecedor ou por país do que com um dossiê digital em que tudo é pesquisável. Em caso de inspeção, o que importa principalmente é se alguém pode mostrar de forma rápida e completa o que foi solicitado; uma pasta transbordante e desorganizada não ajuda, mesmo que o papel seja permitido em si.

Em que se baseia isto

A Regulamentação (UE) 2023/1115 estabelece requisitos sobre quais informações um operador do mercado deve conservar e por quanto tempo, mas não contém nenhuma disposição que obrigue o armazenamento digital ou exclua o armazenamento em papel; que documentos específicos são esses está descrito na página sobre os documentos que devem ser recolhidos e conservados, e o período de retenção associado está explicado na página sobre a obrigação de conservação por cinco anos.